Recevoir des alertes par mail
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Après avoir déposé un dossier dans un bureau, comment savoir si le dossier est bien attribué et si une alerte a été envoyée ?
Pour savoir si le dossier est bien affecté au bureau concerné, il faut s’assurer que dans la liste des dossiers, le bureau apparaisse bien dans la colonne de droite sur la ligne du numéro de dossier.
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Comment fonctionnent les notifications par messagerie ?
Les notifications sont envoyées vers l’adresse courriel renseignée lors de l’inscription. Cette adresse courriel permet d’être alerté sur tous les flux de la structure.
Exemple :
- Flux sortants : dépôt d’une requête, de pièces et l’enregistrement d’une requête ou d’un document
- Flux entrants : lors de l’enregistrement par le greffe de requêtes et pièces et envoi de courriers par la juridiction
Il est cependant possible de désactiver la totalité des notifications mais il est préférable de garder une boîte aux lettres fonctionnelle active pour éviter de rater une communication de la juridiction.
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Comment être certain d’être alerté au moment de l’arrivée d’une nouvelle requête, pièce ou mémoire ? Un système d’alerte existe-t-il ?
Deux systèmes d’alerte sont prévus pour notifier l’arrivée d’une pièce ou d’une requête :
1.Une alerte courriel reçue sur des adresses courriel : - Renseignée au moment de l’inscription - Renseignée au niveau des paramètres personnels de l’utilisateur - Si mise en place de bureaux : renseignée lors de la création de bureaux - Renseignée au niveau d’un dossier
2.L’icône d’enveloppe visible à l’ouverture de la page d’accueil Télérecours et placée à côté du nom de la juridiction permet de savoir le nombre d’évènements survenus dans votre portefeuille.
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Dans l’interface superviseur, il est possible de désactiver les alertes mails. Cette désactivation est-elle valable pour toutes les juridictions ? Si oui, est-il possible de pouvoir dissocier la désactivation selon les juridictions ?
- Il est possible de désactiver les alertes mails. Avec un rôle de « Superviseur », allez dans l’onglet « Paramètres Acteur » et cochez le bouton radio « Désactiver les alertes mail ».
- Cependant, nous ne vous conseillons pas le faire. Renseignez plutôt une boîte aux lettres fonctionnelle au niveau de la structure qui recevra ces alertes mails.
- N.B. : ce paramètre s’applique à toutes les juridictions.
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Est-il possible d’ajouter une adresse de messagerie supplémentaire lors du dépôt d’une requête ?
- Dans le formulaire de dépôt d’une requête, l’utilisateur qui dépose apparaît automatiquement dans la liste des personnes informées par courriel.
- Il a ensuite la possibilité de rajouter une ou plusieurs adresses de messagerie manuellement dans le champ « Courriels complémentaires ».
- Toutes ces personnes recevront les alertes relatives à la requête déposée tout au long de la vie du dossier.
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Est-il possible d’ajouter une adresse de messagerie supplémentaire pour un dossier ?
Pour ajouter une adresse complémentaire dans un dossier, ouvrir le dossier dans Télérecours puis cliquer sur le bouton « + » au niveau du champ « Courriels complémentaires » :
- Une pop-up vous permet de sélectionner les adresses courriels des utilisateurs créés dans l’application.
- L’application rapatrie les adresses courriels du champ « Courriels complémentaires » renseignées lors du dépôt de la requête.
- Il est aussi possible de saisir des adresses courriels complémentaires : saisie manuelle (personnes pas forcément inscrites à TR).
Pour plus d’information, se référer au manuel utilisateur - chapitre « 6.2 Détail d’un dossier »
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Le nombre d’adresses e-mail pour recevoir les alertes est-il limité ?
- Non, les alertes peuvent être adressées à autant d’adresses e-mail que souhaité. Celles-ci sont paramétrables par bureau et dossier.
- Pensez à renseigner une boîte aux lettres fonctionnelle au niveau de votre structure (menu « Superviseur » > Onglet « Paramètres ») qui recevra toutes les alertes Télérecours.
- Pour plus d’informations, consultez le manuel Créer des bureaux et des acteurs sur votre entrée
Consulter la documentation :
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Que faire en cas de non-réception des notifications de Télérecours sur sa messagerie?
Il convient de vérifier les paramètres suivants dans le menu « Superviseur », onglet « Paramètres acteurs » :
- Le champ « Désactiver les alertes mail » doit être décoché
- Une adresse de messagerie doit être renseignée dans le champ « Courriel principal ».
En cas de persistance du problème, il convient de contacter l’assistance téléphonique dédiée à Télérecours : 0811 360 941
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Un utilisateur reçoit-il des alertes lorsqu’un dossier est attribué à son bureau ?
Oui, si cet utilisateur a été affecté à ce bureau.
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À quel(s) moment(s) un utilisateur Télérecours reçoit-il une notification ?
L’utilisateur recevra a minima les alertes concernant les requêtes qu’il dépose et les dossiers auxquels il a accès.